امروزه تمام کپی های رنگی دیجیتال هستند و بسیار شبیه یک اسکنر کامپیوتر متصل به یک چاپگر لیزری کار می کنند. برگه اصلی که قصد کپی گرفتن از آن را دارید اسکن می کند و سپس اطلاعات را از طریق لیزر به یک درام تصویر شارژ انتقال می دهد. قبل از انتقال به کاغذ، تونر رنگی به قسمت های شارژ درام متصل می شود. مرحله نهایی، همانند چاپگر لیزری، حرارت دادن تونر در صفحه است و یک تصویر دائمی را جوش می دهد.
ویژگی های استاندارد در کپی های رنگی دیجیتال شامل پاک کردن مرز، مرکز تصویر، تنظیم رنگ و متعادل سازی رنگ است.

سرعت:
سرعت کپی با cpm و یا نسخه در دقیقه (سرعت چاپ ppm) اندازه گیری می شود. عامل اصلی بهره وری و در نهایت کارایی، سرعت کپی یا چاپگر است. یک ماشین کندتر هزینه کمتری خواهد داشت، اما زمان چرخش برای چاپ های تکی ممکن است سطح رضایت شما را برآورده ننماید.
هرچه سرعت دستگاه بالاتر باشد:

حجم چاپی بالاتر،
استفاده توسط پرسنل بیشتر،
صرفه جویی در زمان،
و در نتیجه نرخ بهره وری بالاتر خواهد بود.

راهنمای ساده برای کپی و حجم چاپ؛

تا 2000 در هر ماه: 16-25 ppm
2000-5k در ماه: 35-45 ppm، 55 ppm
5000+ در ماه: 65-80 ppm

کپی شبکه:
چاپ شبکه در حال حاضر عملکرد اصلی از فتوکپی های مدرن است که در حال حاضر به طور فزاینده ای در محل کار به عنوان چاپگر دفتر مطرح شده است.

داشتن دستگاهی که کارکنان بتوانند از کامپیوترهای رومیزی خود به طور مستقیم به یک دستگاه فتوکپی اداری دستور چاپ ارسال کنند موجب صرفه جویی در هزینه ها می باشد به گونه ایی که هزینه های هر صفحه به طور قابل توجهی پایین تر از پرینترهای لیزری است و شما یک دستگاه کمتر برای خرید و نگهداری دارید. این قابلیت اجازه می دهد تا کارکنان به سرعت از اسناد جمع آوری شده و ... با کیفیت بالا کپی تهیه کنند.
با این حال، باید توجه داشت که، مانند هر راه حل چند منظوره ای، ضروری است یک چاپگر پشتیبان ساده برای موارد اضطراری در دسترس باشد.

کپی دابلکس:

دابلکس یا دو طرفه یک ویژگی مفید است که امکان چاپ در هر دو طرف هر ورق را فراهم می کند. مزایای آن نیز شامل صرفه جویی در کاغذ، کاهش هزینه و کاهش صرف زمان می باشد. این مزایا در صورتی است که شما برای تولید نسخه های دو طرفه در سطح محیطی، از کاغذ کمتری استفاده می کنید.

ویژگی های دستگاه های کپی دیجیتال

همه دستگاه های کپی دیجیتال موجود در بازار شامل مجموعه منحصر به فردی از ویژگی ها هم راستای سطوح بهره‌وری خود هستند . بسیاری از این ویژگی ها مانند ایمیل ، اسکن و فکس استاندارد هستند گفتن ویژگی های تخصصی تر اعم از گزینه های چاپ دوطرفه و گزینه‌های پایان کار تنها برای مدلهای پیشرفته تر موجود می باشند .

اسکن/ فکس/ ایمیل: زمانی که این ویژگی درون یک گروه کاری شبکه بندی می‌شود، توزیع درونی و خارجی بسیار ساده تر می شود. اغلب این دستگاه ها از طریق اینترنت BASE T و یا اتصالات بسیار پر سرعت usb ۲.۰ به یکدیگر متصل می شود. جدیدترین مدل ها از طریق وای فای متصل می شوند که موجب پرینت سریع و یا توزیع سریع اسناد از دستگاه‌های تلفن همراه می شود.
فیدر سند: این ویژگی که گاهی اوقات به عنوان فیدر خودکار اسناد ( ADF ) شناخته می شود ابزاریست که درباره ی دستگاه نصب می شود و موجب اسکن دسته‌ی صریح تعداد زیادی از اسناد می شود. بسته به اندازه دستگاه، سینی ها می توانند ۷۵ تا ۱۱۰ برگه کاغذ را در خود جای دهند. در دستگاه های دو طرفه قابلیت اسکن هر دو سمت یک سند را دارا هستند.
رابط دستگاه کپی دیجیتال: بسیاری از مدل های جدید شامل عملکرد صفحه نمایش لمسی در مانیتورهای هستند که شبیه به آیپد می‌باشد. ویژگی طرح بندی ساده و آیکن های گرافیکی بزرگ، رابطه لمسی ویرایش ساده موجب دسترسی کامل به سیستم اعم از پرینت اقتصادی، گزینه های زبانی، انتقال یا حذف صفحه‌ها گزینه ها و منوهای چاپی مبتنی بر محتوا یک پیش نمایش در زمان واقعی اسناد پرینت شده ارائه می دهد.
قابلیت های شبکه: همانطور که در بخش فکس، اسکن و ایمیل در بالا اشاره شد، راه حل های شبکه از محبوب ترین ویژگی ها در میان گروه های کاری می باشد که کارمندان سیار دارند. در صورتی که کارمندان در صفر و یا در یک مکان واحد باشند، دستگاههای کپی دیجیتال شبکه ای به سادگی می توانند از اسناد پرینت بگیرند و آنها را به آسانی مدیریت کند. افزون بر این همراه با یک سرور اختصاصی چاپ و پروتکل استاندارد TCP/IP، اغلب شبکه ها می توانند از تعداد نامحدودی از دستگاه ها و پرینتر ها پشتیبانی کنند.
ویژگی های دستگاه های کپی پیشرفته

بسته به مدل که شما انتخاب می کنید، ویژگی های زیر در دستگاه وجود دارند یا پس از فروش به آن اضافه می‌شوند. اگر فکر می‌کنید که به یکی از چند ویژگی زیر نیاز دارید اما نمی خواهید از پیش پولی برای آن پرداخت کنید، درباره احتمال ارتقاء دستگاه خود با فروشنده صحبت کنید.

کدهای حساب ، مشابه با ویژگی های امنیتی کد های حساب شاخص های عددی هستند که به کارمندان اجازه می دهند تا از صورتحساب یک دپارتمان یا حساب خاص کپی تهیه کنند. آنها پروفایل های گروهی و کاربری هستند که می‌توانند با استفاده از رمز عبور محافظت شود .
کپی دوطرفه، کپی دوطرفه موجب پرینت در هر دو سمت یک کاغذ می‌شود با کاهش مصرف، این ویژگی یکی از روشهای مورد استفاده در بسیاری از کسب و کارها می باشد که به سمت عملیات پایدار حرکت می‌کنند .
پرینت تمام صفحه، این پرینت که برای بروشورهای حرفه ای ایده آل می باشد موجب پرینت کل سطح یک سند می باشد و شامل یک منطقه آراسته می باشد و معمولا در مدل های حرفه ای وجود دارد. این پرینت که با عنوان چاپ بدون محدودیت شناخته می شود به شما اجازه می دهد تا حداکثر اندازه ی کپی ۱۱×۱۷ اینچ را به ۱۲×۱۸ اینچ افزایش دهید
جور ساز، منگنه زن و پانچ سه سوراخ: جنبه های تخصصی اتمام کار ، جور ساز، منگنه زن و پانچ سه سوراخ موجب آسانتر شدن ایجاد جزوات می شوند. این ویژگی ها در مدل‌های جدید وجود دارند اما اغلب به عنوان لوازم جانبی اضافی توسط فروشندگان در نظر گرفته می شوند.
پشت نمایی کاغذ گذاری میانی: این ویژگی به صورت گسترده درون مؤسسات آموزشی برای ارائه کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد، می‌توان با قرار دادن کاغذ در میان پشت نمایی ها توزیع آن‌ها را ساده تر کرد . صفحات کاغذ را می‌توان با همان شفافیت به چاپ رساند.
قابلیت های اضافی

بعضی از دستگاه های کپی دیجیتال دارای ویژگی هایی هستند که موجب کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری می شوند. این ویژگی ها عبارتند از:

اتصالات بی سیم: دستگاه های کپی دیجیتال که قابلیت های بی سیم دارند می توانند فایل های کپی شده را از طریق اینترنت و یا شبکه شخصی شرکت به کامپیوتر شما منتقل کنند. این یک ویژگی مرسوم می باشد که موجب کاهش آشفتگی سیم ها می شود و به شما اجازه می دهد تا دستگاه های کپی را در مناسب ترین مکان در دفتر خود قرار دهید. پرینت ها برنامه های نرم افزاری تعیین شده مانند ایرپرینت ، گوگل کلود پرینت، کورتادو یا وای فای دایرکت هستند.
ویرایش تصویر: بعضی از دستگاه های کپی برداری از قابلیت های ویرایش ابتکاری تصویر برخوردار هستند. این دستگاه ها از توانایی برش، پرخش، شفاف ساختن تصویر و حتی افزودن علامت تجاری شرکت برخوردار هستند. این دستگاه ها دردسر ویرایش فایل ها پس از بارگذاری در کامپیوتر را از سر شما کم می کند.